Liên hệ tư vấn

Email là gì? Cách thức hoạt động của hệ thống Email


Ngày nay, việc trao đổi thông tin qua lại giữa Email nhiều và nhanh hơn bao giờ hết. Theo một số nguồn thống kê, vào năm 2021, số lượng email được gửi trên toàn cầu khoảng từ 300-350 tỷ email mỗi ngày – điều này đủ để cho ta thấy nó phổ biến đến mức nào.

Bạn cũng sử dụng Email thường xuyên, thế nhưng bạn đã hiểu rõ về Email là gì chưa? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Giới thiệu chung về Email

email-la-gi

Email là gì?

Thư điện tử còn được gọi tắt là E-Mail (Electronic Mail). E-Mail có nhiều cấu trúc khác nhau tùy thuộc vào hệ thống máy máy tính của người sử dụng. Mặc dù khác nhau về cấu trúc nhưng tất cả đều  có  một  mục  đích chung là gửi hoặc nhận thư điện tử từ một nơi này đến một nơi khác nhanh chóng. 

Ngày nay, nhờ sự phát triển mạnh mẽ của Internet (Mạng Lưới Truyền Tin Toàn Cầu) người ta có thể gửi điện thư tới các quốc gia trên toàn thế giới. Với lợi ích như vậy nên thư điện tử hầu như trở thành một nhu cầu cần phải có của người sử dụng máy máy tính. Giả sử như bạn đang là một nhà kinh doanh nhỏ và cần phải bán hàng trên  toàn  quốc.  

Vậy  làm  thế  nào  mà  bạn có thể liên lạc với khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng? Thư điện tử là cách giải quyết tốt nhất và nó đã trở thành một dịch vụ phổ biến trên Internet.

Tại các nước tiên tiến cũng như các nước đang phát triển, các trường đại học, các cơ cấu thương mại, các cơ quan chính quyền v.v. đều đã và đang kết nối hệ thống máy máy tính của họ vào Internet để sự chuyển thư điện tử được nhanh chóng và dễ dàng.

Lợi ích của Email

Thư điện tử có rất nhiều công dụng vì chuyển nhanh chóng và sử dụng dễ dàng. Mọi người có thể trao đổi ý kiến tài liệu với nhau trong thời gian ngắn. Thư điện tử ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong đời sống, khoa học, kinh tế, xã hội, giáo dục, và an ninh quốc gia. Ngày nay, người ta trao đổi với nhau hằng ngày những ý kiến, tài liệu với nhau bằng điện thư mặc dù cách xa nhau hàng ngàn cây số.

Tính năng của Email

Vì thư điện tử phát triển dựa vào cấu trúc của Internet cho nên cùng với sự phát triển của Internet, thư điện tử  càng  ngày càng  phổ  biến  trên  toàn thế giới. Người ta không ngừng tìm cách để khai thác đến mức tối đa về sự hữu dụng của nó. Thư điện tử phát triển được bổ sung  thêm các tính năng sau:

  • Mỗi bức thư điện tử sẽ mang nhận dạng người gửi. Như vậy người nhận sẽ biết ai đã gửi thư cho mình một cách chính xác.
  • Người ta sẽ dùng thư điện tử để gửi thư viết bằng tay. Có nghĩa là người nhận sẽ đọc thư điện mà người gửi đã viết bằng tay.
  • Thay vì gửi lá thư điện bằng chữ, người gửi có thể dùng điện thư để gửi tiếng nói. Người nhận sẽ lắng nghe được giọng nói của người gửi  khi nhận được thư.
  • Người gửi có thể gửi một cuốn phim hoặc là những hình ảnh lưu động cho người nhận.

Cách hoạt động của hệ thống Email

Muốn gửi thư điện tử người gửi cần phải có một tài khoản (account) trên một máy chủ thư. Một máy chủ có thể có một hoặc nhiều account. Mỗi account đều được mang một tên khác nhau (userID). Mỗi account đều có một hộp thư riêng (mailbox) cho account đó. Thông thường thì tên của hộp thư sẽ giống như tên của account.

cach-thuc-hoat-dong-cua-server-mail-dua-tren-cac-giao-thuc-outgoing-mail-server-va-incoming-mail-server

Các máy chủ thư phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay bạn có thể có rất nhiều nhà cung cấp máy chủ Email miễn phí để sử dụng. Nổi bật nhất chính là Gmail của Google, Hotmail, Outlook, Yahoo

Ngoài ra, nếu như bạn có sở hữu tên miền cho riêng mình và một server/VPS/ Hosting thì bạn hoàn toàn có thể tạo một Mailserver chứa địa chỉ hòm thư của bạn với thông tin bất kỳ mà bạn muốn.

Đường đi của Email

Mỗi một bức thư truyền thống phải đi tới các bưu cục khác nhau trên đường đến với người dùng. Tương tự thư điện  tử  cũng chuyển  từ  máy máy chủ thư điện tử này (mail server) tới máy chủ tư điện tử khác trên internet.

Khi thư được chuyển  đến đích thì nó được chứa tại hộp thư điện tử tại máy chủ thư điện tử cho đến  khi  nó được  nhận  bởi  người  nhận. Toàn bộ quá trình xử lý chỉ xảy ra trong vài phút, do đó nó cho phép nhanh chóng liên lạc với mọi người trên toàn thế  giới  một  cánh  nhanh chóng tại bất cứ thời điểm nào dù ngày hay đêm.

Gửi, nhận và chuyển Email

Nhận Email

Để nhận được thư điện tử bạn cần phải có một tài khoản (account) thư điện tử. Nghĩa là bạn phải có một địa chỉ để nhận thư. Một  trong những thuận lợi hơn với thư thông thường là bạn có thể nhận thư điện tử từ bất cứ đâu. Bạn chỉ cần kết nối vào Server thư điện tử để lấy thư về máy tính của mình.

Gửi Email

Để gửi được thư bạn cần phải có một kết nối vào internet và truy nhập vào máy chủ thư điện tử để chuyển thư đi. Thủ tục tiêu chuẩn được sử dụng để gửi thư là SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Nó được kết hợp với thủ tục POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) để lấy thư.

Trên thực tế có rất nhiều hệ thống máy tính khác nhau và mỗi hệ thống lại có cấu trúc chuyển nhận thư điện tử khác nhau. Vì có sự khác biệt như vậy nên việc chuyển nhận thư điện tử giữa hai hệ thống khác nhau rất là khó khăn và bất tiện. 

Do vậy, người ta đã đặt ra một giao thức chung cho thư điện tử. Có nghĩa là các hệ thống máy máy tính đều đồng ý với nhau về một giao thức chung gọi là Simple Mail Transfer Protocol viết tắt là SMTP.

Nhờ vào SMTP này mà sự chuyển vận thư từ điện tử trên Internet đã trở thành dễ dàng nhanh chóng cho tất cả các người sử dụng máy máy tính cho dù họ có sử dụng hệ thống máy máy tính khác nhau.

Khi gửi  thư điện tử thì máy tính  của bạn cần phải  định hướng đến máy  chủ SMTP. Máy chủ sẽ tìm kiếm địa chỉ thư điện tử (tương tự như địa chỉ điền trên phong bì) sau đó chuyển tới máy chủ của người nhận và nó được chứa ở đó cho đến khi được lấy về. Bạn có thể gửi thư điện tử đến bất cứ ai trên thế giới mà có một địa chỉ thư điện tử. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Internet đều cung cấp Email cho người dùng internet.

Nếu máy gửi có thể liên lạc được với máy nhận thì việc chuyển thư sẽ được tiến hành. Trước khi nhận lá thư thì máy nhận sẽ kiểm soát tên người nhận có hộp thư trên máy nhận hay không.

Nếu tên người nhận thư có hộp thư trên máy nhận thì lá thư sẽ được nhận lấy và thư sẽ được bỏ vào hộp thư của người nhận. Trường hợp nếu máy nhận kiểm soát thấy rằng tên người nhận không có hộp thư thì máy nhận sẽ khước từ việc nhận lá thư.

Trong trường hợp khước từ này thì máy gửi sẽ thông báo cho người gửi biết là người nhận không có hộp thư (user unknown).

Chuyển thư (Send Mail)

Sau khi người sử dụng máy máy tính dùng chương trình thư để viết thư và đã ghi rõ địa chỉ của người  nhận  thì  máy  tính  sẽ  chuyển  bức  thư  điện đến hộp thư người nhận. SMTP sử dụng giao thức TCP (TCP protocol) để chuyển vận thư.

Đôi khi vì máy máy tính của người nhận đã bị tắt điện hoặc đường dây kết nối từ máy gửi tới máy nhận đã bị hư hỏng tạm thời tại một nơi nào  đó (tranmission wire failure),  hoặc là  có  thể là Máy Chuyển Tiếp (routers) trên tuyến đường liên lạc giữa hai máy tạm thời bị hư (out of order) thì máy gửi không cách nào liên lạc với máy nhận được. Gặp trường hợp như vậy thì máy gửi sẽ tạm thời giữ lá thư trong khu vực dự trữ tạm thời.

Máy gửi sau đó sẽ tìm cách liên lạc với máy nhận để chuyển thư. Những việc này xảy ra trong máy máy tính và người sử dụng sẽ không hay biết gì. Nếu trong khoảng thời gian mà máy máy tính của nơi gửi vẫn không liên lạc được với máy nhận thì máy gửi sẽ gửi một thông báo cho người gửi nói rằng việc vận chuyển của lá thư điện đã không thành công.

Giới thiệu về cấu trúc của một Email

cau-truc-cua-ưmail
Cấu trúc của 1 email chuẩn chỉnh

Thư điện tử (E-mail) được cấu tạo tương tự như những bức thư thông thường và chia làm hai phần chính:

  • Phần đầu (header) chứa tên và địa chỉ của người nhận, tên và địa chỉ của những người sẽ được chuyển đến, chủ đề của thư (subject). Tên và địa chỉ của người gửi, ngày tháng của bức thư.
  • Thân của thư (body) chứa nội dung của bức thư: Phần này chứa các nội dung như Lời chào đầu thư, lời thăm hỏi, lời giới thiệu, nội dung chính của bức thư, phần kết – lời chào và phần chữ ký (nếu có).

Như khi gửi các bức thư bình thường bạn cần phải có địa chỉ chính xác. Nếu sử dụng sai điạ chỉ hoặc gõ nhầm địa chỉ, thì thư sẽ không thể gửi đến người nhận và nó sẽ chuyển lại cho người gửi, và báo  địa  chỉ không biết (Address Unknown). Khi nhận được một thư điện tử, thì phần đầu (header) của thư sẽ cho biết nó từ đâu đến, và nó đã được gửi đi như thế nào và khi nào. Nó như việc đóng dấu bưu điện.

Không như những bức thư thông thường, những bức thư thông thường được để trong phong bì còn thư điện tử thì không được riêng tư như vậy mà nó như một tấm thiếp postcard. Thư điện tử có thể bị chặn lại và bị đọc bởi những người không  được quyền đọc.  Để  tránh điều đó  và  giữ bí mật chỉ có cách mã hóa thông tin gửi trong thư

Địa chỉ Email

Tương tự như việc gửi thư bằng bưu điện, việc gửi nhận thư điện tử cũng cần phải có địa chỉ của nơi gửi và địa chỉ của nơi nhận. Địa chỉ của E- Mail được theo cấu trúc như sau: user-mailbox@domain-part (email@vùng quản lý). Với user-mailbox là địa chỉ của hộp thư người nhận. Có thể hiểu như số nhà và tên đường như thư bưu điện. Vùng quản lý tên miền (domain-part) là khu vực quản lý của người nhận trên Internet. Có thể hiểu nó giống như tên thành phố, tên tỉnh và quốc gia như địa chỉ nhà trên thư bưu điện.

Tóm lại địa chỉ thư điện tử thường có hai phần chính: ví dụ mdigi.vn@gmail.com Phần trước là phần tên của người dùng user name (mdigi.vn) nó thường là hộp thư của người nhận thư trên máy chủ thư điện tử. Sau đó là phần đánh dấu (@). Cuối cùng là phần tên miền xác định địa chỉ máy chủ thư điện tử quản lý thư điện tử mà người dùng đăng ký (gmail.com) và có hộp thư trên đó. Nó thường là tên của một cơ quan hoặc một tổ chức và nó hoạt động dựa trên hoạt động của hệ thống tên miền.

Phần cuối của domain cho biết địa chỉ ở đâu hoặc thuộc về nước nào quản lý hay thuộc tổ chức nào. Ví dụ như: 

VN — Việt nam. COM– Thương mại.

EDU — Các trường  Đại Học. GOV — Cơ quan chính quyền. MIL  — Quân đội.

NET — Những trung tâm lớn cung cấp dịch vụ Internet. ORG– Những hội đoàn.

CA   — Canada.

AU   — Australi. v.v…

Kết luận

Như vậy phần này chúng tôi đã giới thiệu sơ lược về Email là gì, lợi ích và cấu trúc của một Email như nào cũng như cấu trúc của địa chỉ Email. Nếu vẫn còn thắc mắc bạn vui lòng để lại bình luận xuống bên dưới, chúng tôi rất vui lòng được giải đáp cho bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các ứng dụng hỗ trợ gửi email nhanh chóng và tiện lợi thông qua giao thức SMTP, ví dụ như: WP Mail SMTPMail server OutlookSMTP Office 365MailtrapPHP Mailer,…

Xin cám ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết!


Đánh giá: 

5/5 (2)
Lưu ý:

*Thông tin trong bài viết đều là những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của đội ngũ sáng tạo tại MDIGI . Mọi hành vi sao chép vui lòng ghi trích dẫn nguồn MDIGI.vn! Xem Điều khoản & điều kiện của Chúng tôi.

*Cập nhật mới nhất ngày: 26/05/2023

Đôi nét về tác giả Mạnh Đức

Mạnh Đức

Tốt nghiệp Đại học kỹ thuật Lê Quý Đôn năm 2018 nhưng đã bắt đầu với Digital Marketing từ những năm 2015. Với kinh nghiệm thực chiến từ hàng trăm dự án, Mạnh Đức muốn mang những gì tốt nhất cho khách hàng của MDIGI.

12 bài viết cùng chủ đề Email Hosting

Hướng dẫn cài WP Mail SMTP cho WordPress từ A-Z
PHP Mailer là gì? Những lưu ý khi sử dụng
Mailtrap là gì? Lợi ích khi sử dụng Mailtrap
SMTP Gmail là gì? Cách sử dụng SMTP Gmail
Gmail là gì? Giới thiệu từ A-Z về Gmail
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận