Giới thiệu chi tiết từ A-Z về tính năng CC trong Email

Tính năng “cc” trong email là một công cụ quan trọng giúp cho việc gửi email trở nên hiệu quả hơn. Với tính năng này, người gửi có thể sao chép các bên thứ ba vào email, đồng thời cho phép các bên đó biết rằng họ đã được sao chép vào cuộc trò chuyện.

Tính năng “cc” còn được sử dụng để liên lạc và trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong các dự án, công việc hay các sự kiện quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về tính năng “cc” và cách sử dụng nó để tăng hiệu quả trong việc gửi email.

Mạnh Đức MDIGI

Giới thiệu về CC trong Email

CC trong email là viết tắt của cụm từ “Carbon Copy” (bản sao giấy than). Khi sử dụng tính năng CC trong email, bạn có thể gửi bản sao của email đến một hoặc nhiều người mà không cần bảo đảm rằng những người này phải là người nhận chính thức của email.

Giải thích rõ hơn một chút về Carbon Copy. Những thế hệ 8x và 9x chắc không còn quá xa lạ với những tờ giấy than mà khi chúng ta đặt nó nằm giữa 2 tờ giấy trắng, khi viết lên nó sẽ in các bản copy lên trên đó. Được dùng nhiều nhất trong giai đoạn những năm 2000 khi công nghệ internet và công nghệ photocopy chưa quá phát triển.

Đến bây giờ, vẫn giữ thông lệ cũ thì người ta dùng từ Carbon Copy – tức là Bản sao giấy than để nói rằng đây là một bản copy nguyên dạng từ bản gốc.

Mạnh Đức MDIGI

Trong một email, CC là một ô để nhập địa chỉ email của những người bạn muốn sao chép. Khi gửi email, người nhận sẽ thấy những địa chỉ email này được liệt kê trong trường CC của email. 

Việc sử dụng tính năng CC trong email thường được áp dụng khi bạn muốn gửi thông tin cho những người không phải là người nhận chính thức của email, nhưng vẫn muốn họ biết về nội dung email này.

Xem thêm: Gmail là gì? Giới thiệu từ A-Z về Gmail

Tính năng CC trong email

Giới thiệu tính năng CC và ý nghĩa của nó

Như đã trình bày ở trên, tính năng CC là tăng tính tiện lợi và hiệu quả trong việc gửi email. Bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thông tin cho những người không phải là người nhận chính thức của email, nhưng vẫn muốn họ biết về nội dung email này. 

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng cho người gửi và người nhận, vì không cần phải gửi nhiều email riêng lẻ cho từng người. Ngoài ra, tính năng CC còn hữu ích khi bạn muốn chia sẻ thông tin hoặc bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người.

Các lợi ích của việc sử dụng tính năng CC trong email

Sử dụng tính năng CC trong email mang lại nhiều lợi ích cho người gửi và người nhận, bao gồm:

1. Tiết kiệm thời gian: Bạn có thể gửi email cho nhiều người cùng một lúc, thay vì gửi từng email riêng lẻ cho từng người. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của bạn.
2. Tăng tính hiệu quả: Sử dụng tính năng CC giúp đảm bảo rằng tất cả những người cần biết về nội dung email đều được thông báo. Điều này giúp tăng tính hiệu quả của việc gửi email.
3. Chia sẻ thông tin: Khi bạn sử dụng tính năng CC, bạn có thể chia sẻ thông tin với nhiều người cùng một lúc, mà không cần phải gửi nhiều email riêng lẻ.
4. Bảo mật thông tin: Sử dụng tính năng CC cũng giúp bạn bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người. Bạn có thể sao chép email của một số người, trong khi giữ email của những người khác riêng tư bằng cách sử dụng tính năng BCC.
5. Giảm rủi ro: Nếu có nhiều người được sao chép vào email, nó sẽ giảm rủi ro trong trường hợp email không được gửi đến được người nhận chính thức, vì người khác trong danh sách CC sẽ có thể đảm nhận vai trò người nhận và cập nhật thông tin cho người còn lại.

Với những lợi ích này, tính năng CC trong email là một công cụ hữu ích và tiện lợi trong việc gửi và nhận email hàng ngày.

Hướng dẫn cách sử dụng tính năng CC và những lưu ý cần biết

Để sử dụng tính năng CC trong email, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Tạo email mới: Bạn có thể tạo email mới bằng cách nhấn vào nút “Tạo email mới” trên giao diện email của bạn.
2. Nhập địa chỉ email của người nhận chính: Nhập địa chỉ email của người nhận chính vào trường “Đến” hoặc “To”.
3. Nhập địa chỉ email của người muốn sao chép: Nhập địa chỉ email của người muốn sao chép vào trường “CC” hoặc “Cc”.
4. Viết nội dung email: Viết nội dung email của bạn như bình thường.
5. Gửi email: Khi bạn đã hoàn thành nội dung email, nhấn nút “Gửi” để gửi email của bạn đến người nhận chính và những người được sao chép.

Những lưu ý cần biết khi sử dụng tính năng CC trong email:

1. Chỉ sao chép những người cần thiết: Không nên sao chép email của những người không cần thiết vào trường CC. Điều này có thể làm giảm tính hiệu quả của email và tạo ra cảm giác bị spam cho người nhận.
2. Sử dụng tính năng BCC nếu cần: Nếu bạn muốn giữ email của một số người riêng tư, bạn có thể sử dụng tính năng BCC thay vì CC. Tính năng BCC sẽ giúp bạn giữ thông tin riêng tư cho một số người trong danh sách sao chép.
3. Thêm chú thích: Nếu bạn muốn giải thích lý do tại sao bạn đã sao chép email của một số người, bạn có thể thêm chú thích vào cuối email để giải thích lý do của mình.
4. Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại danh sách người nhận và sao chép. Điều này giúp tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo rằng email được gửi đến những người cần nhận.

Tóm lại, tính năng CC là một công cụ hữu ích trong việc gửi email. Nếu sử dụng đúng cách và chú ý đến những lưu ý cần biết, tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong việc gửi email hàng ngày.

Cách sử dụng tính năng CC trong các trường hợp cụ thể

Sử dụng tính năng CC để thông báo cho nhiều người cùng một lúc

Tính năng CC trong email là một công cụ mạnh mẽ để thông báo cho nhiều người cùng một lúc. Nếu bạn muốn gửi một thông báo cho nhiều người mà không cần gửi một email riêng cho từng người, việc sử dụng tính năng CC sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong công việc.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để thông báo cho nhiều người cùng một lúc:

1. Thông báo cho nhóm làm việc: Nếu bạn là người quản lý một nhóm làm việc, bạn có thể sử dụng tính năng CC để thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm về các cuộc họp, thông báo quan trọng hoặc các vấn đề khác liên quan đến công việc.
2. Thông báo cho các đối tác hoặc khách hàng: Nếu bạn muốn thông báo cho các đối tác hoặc khách hàng về các dự án mới, các chương trình khuyến mãi hoặc các thông tin quan trọng khác, việc sử dụng tính năng CC sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong việc gửi email.
3. Thông báo cho các đồng nghiệp trong công ty: Nếu bạn muốn thông báo cho các đồng nghiệp của mình trong công ty về một số vấn đề quan trọng, tính năng CC sẽ giúp bạn gửi email đến tất cả các đồng nghiệp cùng một lúc.

Khi sử dụng tính năng CC để thông báo cho nhiều người cùng một lúc, bạn nên lưu ý đến các lưu ý cần biết như đã được đề cập ở phần trước. Đảm bảo rằng bạn chỉ sao chép email của những người cần thiết và hạn chế sử dụng quá nhiều CC để tránh tạo ra cảm giác bị spam cho người nhận.

Sử dụng tính năng CC để chia sẻ thông tin cho các bên liên quan

Tính năng CC trong email không chỉ giúp bạn thông báo cho nhiều người cùng một lúc mà còn giúp bạn chia sẻ thông tin cho các bên liên quan. Nếu bạn đang tham gia vào một dự án hay một hoạt động nào đó, việc sử dụng tính năng CC sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin và tiếp cận với tất cả các bên liên quan.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để chia sẻ thông tin cho các bên liên quan:

1. Chia sẻ thông tin về dự án: Nếu bạn đang tham gia vào một dự án, việc sử dụng tính năng CC sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin về tiến độ, kế hoạch, tài liệu hoặc các vấn đề khác liên quan đến dự án với các thành viên trong nhóm dự án.
2. Chia sẻ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ: Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tính năng CC sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin đến tất cả các bên liên quan như đội ngũ kinh doanh, bộ phận marketing, bộ phận hỗ trợ khách hàng và các đối tác.
3. Chia sẻ thông tin về sự kiện: Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện, việc sử dụng tính năng CC sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình hoặc các thông tin khác liên quan đến sự kiện đến tất cả các bên liên quan như khách hàng, đối tác và nhân viên.

Khi sử dụng tính năng CC để chia sẻ thông tin cho các bên liên quan, bạn nên lưu ý rằng các người nhận có thể không muốn nhận được thông tin của bạn.

Vì vậy, bạn nên ghi rõ trong email rằng họ có thể bỏ qua email nếu họ không muốn nhận thông tin của bạn. Ngoài ra, bạn nên cẩn thận khi chia sẻ thông tin nhạy cảm và chỉ chia sẻ với những người cần thiết để tránh gây phiền hà và mất lòng tin của người nhận.

Sử dụng tính năng CC để đề cập đến ai đó một cách trực tiếp

Tính năng CC trong email cũng có thể được sử dụng để đề cập đến ai đó một cách trực tiếp. Điều này có thể xảy ra khi bạn muốn nhắc nhở hoặc yêu cầu ai đó để họ có thể có được thông tin mà họ cần hoặc tham gia vào cuộc trao đổi của bạn.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để đề cập đến ai đó một cách trực tiếp:

1. Nhắc nhở ai đó để họ có thể thực hiện một hành động: Nếu bạn đang chờ đợi ai đó để thực hiện một hành động nào đó, bạn có thể sử dụng tính năng CC để nhắc nhở họ. Ví dụ, bạn có thể gửi email đến một đối tác và CC cho nhân viên của bạn để nhắc nhở họ về việc cung cấp tài liệu cho đối tác.
2. Yêu cầu ai đó tham gia vào cuộc trao đổi: Nếu bạn muốn ai đó tham gia vào cuộc trao đổi của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng CC để đề cập trực tiếp đến họ. Ví dụ, bạn có thể gửi email đến đội ngũ kinh doanh của bạn và CC cho giám đốc kinh doanh để yêu cầu ý kiến của anh ấy trong cuộc trao đổi của bạn.
3. Thông báo cho ai đó về một vấn đề quan trọng: Nếu bạn muốn thông báo cho ai đó về một vấn đề quan trọng, bạn có thể sử dụng tính năng CC để đề cập trực tiếp đến họ. Ví dụ, bạn có thể gửi email đến một nhân viên và CC cho quản lý của họ để thông báo về một vấn đề phát sinh trong dự án của bạn.

Khi sử dụng tính năng CC để đề cập đến ai đó một cách trực tiếp, bạn nên lưu ý rằng đối tượng của bạn có thể cảm thấy bị áp lực nếu bạn chỉ định họ công khai trên email. Vì vậy, bạn nên sử dụng tính năng CC một cách thận trọng và chỉ định người nhận khi thật sự cần thiết.

Sử dụng tính năng CC để bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người

Tính năng CC trong email cũng có thể được sử dụng để bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người. Điều này có thể xảy ra khi bạn muốn gửi email cho một nhóm người và muốn đảm bảo rằng tất cả mọi người chỉ có thể xem thông tin chung, mà không thể thấy địa chỉ email của những người khác trong danh sách.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để bảo mật thông tin:

1. Gửi email cho một nhóm nhưng không muốn tiết lộ địa chỉ email của tất cả mọi người: Nếu bạn muốn gửi email cho một nhóm người nhưng không muốn tiết lộ địa chỉ email của tất cả mọi người, bạn có thể sử dụng tính năng CC để bảo mật thông tin. Bằng cách này, chỉ có tên người nhận và địa chỉ email của họ được liệt kê trong phần CC của email, còn địa chỉ email của những người khác trong danh sách sẽ không được tiết lộ.
2. Gửi email cho nhiều người trong một tổ chức hoặc nhóm, nhưng chỉ cho phép họ xem thông tin chung: Nếu bạn muốn gửi email cho nhiều người trong một tổ chức hoặc nhóm, nhưng chỉ cho phép họ xem thông tin chung, bạn có thể sử dụng tính năng CC để bảo mật thông tin. Bằng cách này, chỉ có tên người nhận và địa chỉ email của họ được liệt kê trong phần CC của email, còn địa chỉ email của những người khác trong tổ chức hoặc nhóm sẽ không được tiết lộ.

Khi sử dụng tính năng CC để bảo mật thông tin, bạn nên lưu ý rằng bạn cần phải kiểm tra danh sách email để đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ tất cả các địa chỉ email không cần thiết. Ngoài ra, nếu bạn muốn bảo mật thông tin tốt hơn, bạn có thể sử dụng tính năng BCC (Blind Carbon Copy) thay vì tính năng CC. Tính năng BCC cho phép bạn gửi email cho nhiều người mà không tiết lộ địa chỉ email của những người khác trong danh sách.

Những lưu ý khi sử dụng tính năng CC trong email

Đề cập đến các quy tắc và etic quan trọng khi sử dụng tính năng CC

Khi sử dụng tính năng CC trong email, có một số quy tắc và etic quan trọng mà bạn nên tuân thủ để tránh gây phiền hà cho người nhận và giữ cho mọi người trong danh sách được tôn trọng. Dưới đây là một số quy tắc và etic quan trọng khi sử dụng tính năng CC:

1. Thêm các người nhận vào danh sách CC chỉ khi cần thiết: Hãy chỉ thêm những người cần biết thông tin vào danh sách CC, đừng thêm những người không liên quan hoặc không cần thiết. Việc thêm quá nhiều người vào danh sách CC không chỉ làm mất thời gian của họ, mà còn có thể làm cho email trở nên rối rắm và khó hiểu.
2. Đảm bảo tính riêng tư của người nhận: Khi thêm một người vào danh sách CC, bạn đang tiết lộ địa chỉ email của họ cho tất cả những người khác trong danh sách. Hãy chắc chắn rằng bạn đã được phép chia sẻ địa chỉ email của người đó trước khi thêm họ vào danh sách CC.
3. Sử dụng tính năng BCC khi cần thiết: Nếu bạn muốn giữ tính riêng tư của một số người trong danh sách, hãy sử dụng tính năng BCC (Blind Carbon Copy) thay vì tính năng CC. Tính năng BCC cho phép bạn gửi email cho nhiều người mà không tiết lộ địa chỉ email của những người khác trong danh sách.
4. Chú thích lý do tại sao người nhận được thêm vào danh sách CC: Nếu bạn thêm một người vào danh sách CC vì lý do cần thiết, hãy chú thích lý do đó trong email để người nhận biết tại sao họ lại được thêm vào danh sách CC.
5. Không sử dụng tính năng CC để đe dọa hoặc xúc phạm người khác: Việc thêm một người vào danh sách CC chỉ để đe dọa hoặc xúc phạm họ là không đúng và không chấp nhận được. Hãy sử dụng tính năng CC một cách đúng đắn và tôn trọng người nhận.
6. Kiểm tra lại danh sách trước khi gửi email: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại danh sách người nhận để đảm bảo rằng bạn đã thêm đúng những người cần thiết và đã loại bỏ những người không cần thiết.

Lưu ý về quyền riêng tư và sự tồn tại của tính năng BCC

Tính năng BCC (Blind Carbon Copy) trong email là một cách để gửi email cho nhiều người mà không tiết lộ địa chỉ email của những người khác trong danh sách. Điều này làm cho tính riêng tư của người nhận được bảo vệ hơn. Dưới đây là một số lưu ý về quyền riêng tư và sự tồn tại của tính năng BCC:

1. BCC là một công cụ hữu ích để giữ tính riêng tư của người nhận: Nếu bạn muốn gửi email cho nhiều người nhưng không muốn tiết lộ địa chỉ email của họ cho những người khác trong danh sách, tính năng BCC là một công cụ hữu ích để giữ tính riêng tư của người nhận.
2. Sử dụng tính năng BCC một cách đúng đắn: Tính năng BCC có thể được sử dụng để giữ tính riêng tư của người nhận, nhưng nó cũng có thể bị lạm dụng để gửi email rác hoặc lừa đảo. Hãy sử dụng tính năng BCC một cách đúng đắn và đảm bảo rằng bạn đã được phép chia sẻ địa chỉ email của người đó trước khi thêm họ vào danh sách BCC.
3. Không sử dụng tính năng BCC để đe dọa hoặc xúc phạm người khác: Tính năng BCC cũng không nên được sử dụng để đe dọa hoặc xúc phạm người khác. Việc sử dụng tính năng BCC một cách không đúng đắn có thể gây hậu quả nghiêm trọng về quyền riêng tư và thậm chí có thể dẫn đến hành động pháp lý.
4. Tính năng BCC không hoàn toàn đảm bảo tính riêng tư: Mặc dù tính năng BCC giúp giữ tính riêng tư của người nhận, nhưng vẫn có một số nguy cơ liên quan đến quyền riêng tư. Ví dụ, nếu ai đó trong danh sách BCC chia sẻ email đó với một người khác, tính riêng tư của người nhận sẽ bị lộ ra.
5. Không sử dụng tính năng BCC để gửi email quan trọng: Tính năng BCC thường được sử dụng cho những email không quan trọng hoặc chỉ để chia sẻ thông tin. Nếu bạn muốn gửi những Email quan trọng thì tốt nhất nên gửi ở chế độ thông thường sẽ tốt hơn.

Kết luận

Tính năng CC trong email là một công cụ hữu ích để thông báo cho nhiều người cùng một lúc, chia sẻ thông tin cho các bên liên quan, đề cập đến ai đó một cách trực tiếp và bảo mật thông tin khi gửi email cho nhiều người. 

Tuy nhiên, để sử dụng tính năng này hiệu quả, chúng ta cần lưu ý một số quy tắc và etic quan trọng, như không sử dụng tính năng CC để spam email, tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, và hạn chế sử dụng danh sách CC để giữ tính riêng tư của người nhận. 

Ngoài ra, tính năng BCC cũng là một công cụ hữu ích để giữ tính riêng tư của người nhận, nhưng cần sử dụng một cách đúng đắn và không lạm dụng để gửi email rác hoặc xúc phạm người khác. 

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về các ứng dụng hỗ trợ gửi email nhanh chóng và tiện lợi thông qua giao thức SMTP, ví dụ như: WP Mail SMTP, Mail server Outlook, SMTP Office 365, Mailtrap, PHP Mailer,…